无纸化系统介绍
达珥闻
发布时间:
2023-01-10
无纸化系统解决方案
无纸化系统介绍
广州市达珥闻科技有限公司 无纸化系统基于移动互联网的交互系统、现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术，通过文件的电子分发、编辑、交换、共享、保存实现会议、评审、培训等的无纸化。其特征是：文件传输网络化，文件显示电子化，文件编辑智能化，文件输入输出可控化。核心功能主要是实现会议签到、文件分发、文件上传、文件同步演示、投票表决等功能。
随着传统的会议组织都会涉及会前准备、会中研讨、会后汇总等繁琐的工作。加之的特殊性质，很多会议涉及不同等级的资料保密。目前，公司各类会议均采用传统的政府组织方式，所以存在会前纸质资料与铭牌准备过程繁琐、工作量大且缺乏应变能力；会场排位手工管理、机动性差、效率低；演讲信息集中于传统大屏幕，距离远者观看困难，且不便实时交互；会议中资料修改情况难以记录，讨论过程无法保存；与会人员与服务人员间沟通不畅；纸质材料可能导致泄密，安全无法保障，对高端机密会议造成严重威胁，可能导致重大损失等等问题。随着信息化会议时代的来临，对智能会议需求不断提高，网络的应用、轻薄高清显示设备面世、触摸技术的不断提高等使智能化会议普及成为了可能。
同时，会议资料管理还处在传统的文档管理方式。会议资料打印成册，既浪费了人力、财力，又增加了内部会议资料泄露的风险。无纸化会议管理系统的建设可提高自动化办公效率，实现无纸化会议、无纸化案件讨论，可降低行政办公费用，提高协同办公效率。造纸用纸必须砍树，在现代科技高速发展的背景下更多实现“无纸化”会议系统，不光是在厉行节约、提高会议效率，更是“生态绿肺”的福音。
无纸化会议系统管理平台，可提供丰富的会议功能，协助会议主办方对整个会议流程进行高效便捷的控制，对会前准备，会中管理以及会后归档操作提供多种服务功能，保证会议正常、有序、安全地进行。无纸化会议系统终端配备会议应用，可支持电子桌牌显示、签到图像采集、多媒体播放、视频会议、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读等多种常见的会议功能，又集成有电子白板、手写批注、同步文稿演示、文稿导读、共享到投影仪等高级会议功能，充分满足参会者的各项需求。在整个会议过程中，无纸化会议系统可以为参会人员提供绝佳的数字化办公体验，所有的操作均通过一台终端完成，简化了纸质文件的使用，极大推进无纸化会议办公水平的发展与进步。
传统会议系统与无纸化系统的对比分析
会议室的基本功能需求
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会议发言系统 |
分有线、无线，实现会议发言人员的声音采集功能 |
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音频扩声系统 |
将发言者的真实声音传达到与会者的耳中，听众区的声场均匀度是扩声系统的主要功能。 |
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电子桌牌 |
引导参会人员就座系统 |
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投票表决 |
参会人员针对议题进行表决的系统 |
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显示系统 |
会议室一般用投影仪、大屏 |
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录播系统 |
实现全屏视频信号的实时录播以及实时播放以方便会议的进行。 |
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高清矩阵 |
实现会议室内部信号切换，视频展示系统 |
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信息发布 |
会议中心通过信息发布可提前通知、指引参会人员到达会场 |
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会议签到 |
到会人员签到 |
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中控控制 |
通过中央控制系统控制各种信号的切换与控制以简单智能化的方式方便会议的进行。 |
无纸化会议系统的功能
“无纸化会议系统”是预先将会议资料上传到服务器，其他终端设备可通过网络与服务器相连，会议开始后，服务器文件根据参会者权限自动分发。”该系统支持智能人名显示、按参会人员进行智能排位，文件分类查看、章节定位、批注涂鸦、会议签到、会议投票、会议服务、会议交流、交互式电子白板等。
开会时，每个参会成员面前会有一台可触控智能会议一体终端，以往的纸质材料难觅踪影。参会者要查看相关资料，只需进入系统，轻点相关图标就可查阅批注，并可以把本画面一键触控广播到其他会议终端一起讨论，同时支持其他会议终端退出同屏后，观看其他会议文件，通过触控按键从新回到广播同屏界面，方便快捷。支持移动U盘与其他视频文件等一键同屏到其他会议终端或大屏幕，完成会议系统的智能操作，互联互通！
无纸化会议系统众多优势也决定了是行业未来发展的趋势，也必将带来产业的革命。
传统会议与无纸化会议的区别
传统系统办会效率低：为举办一次会议，会务人员不得不进行大量前期准备和协调工作。如：协调会议室使用、制作参会人员桌牌、收集和准备会议资料、印刷会议资料、制作选票、统计选票、统计到会情况、收集过程文档、防止敏感会议资料丢失等。上述工作一个人难以完成，需要多人投入大量的精力，但可能由于疏忽，造成会议的组织不圆满。
参会人员累：由于采用纸质的会议资料，参会人员需要大量的精力才能定位到自己关心的章节或内容，有时还可能出现遗漏；由于缺乏丰富的多媒体和图文表现形式，会议过程枯燥，尤其对于较复杂的议题参会人员难以迅速理解和把握其核心思想；多人汇报时，为了使用投影仪，频繁换座位，导致会场局面混乱。
应变能力差：会议时参会人员发生变化，将无法提供相应的纸质桌牌；如果会议资料在会前几分钟或会议中才收集准备完毕，将不可能进行大量印刷，影响会议质量；
表现形式单一：会议内容以纸质资料为主，缺乏必要的多媒体或音视频表现形式，使得会议过程枯燥，影响会议的预期目标。宣传、教育或学习类型的会议，如能配合一定的纪录片、原理演示动画等，将起到事半功倍的效果。
设备操作复杂：某些会议室引入了一些硬件设备，以提升会议品质，如：投影仪、音响系统、影碟机。但由于各设备的接口和连线复杂，办会人员难以完全掌握，或者出现问题后难以解决。
资源浪费严重：传统会议需要大量的纸张开销，而绝大部分的纸质会议资料，会后就没有任何用处，造成了巨大的资源浪费。目前，我国乃至全球，各种资源越来越匮乏，节约资源、保护环境，已经成为当前的迫切任务。
安全保密隐患：会议内容涉及到国家秘密或商业秘密时，对会议资料的控制非常重要。传统会议采用纸质会议资料，很容易发生丢失现象，难以保证会议资料的安全。
传统意义上的智能会议室，包括投影机、视频/电话会议终端、电子白板等众多设备，通过中控系统将各个相互独立的系统连接起来，但其操作性依然显得不够友好。在传统会议室里，人们群体沟通的需求没有被很好地满足。而且随着全球一体化进程的加剧，人们对于在会议室里的沟通、协作以及提升效率的要求变得非常迫切。国家政策大力推进无纸化会议进程，联合国实现无纸化会议，国家两会大力报道无纸化会议的实用性，高效、节能、环保的总体大环境要求，无纸化会议系统势在必行。
设计思想和设计原则
实用性和先进性
DARW达珥闻无纸化采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。
安全可靠性
为保证系统安全稳定运行，会议系统设备必须具有高可靠性，避免发生故障。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中央控制系统技术提供较强的管理机制、控制手段、故障监控等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。
灵活性和扩展性
为适应会议系统技术和设备的不断更新与发展，系统必须具有良好的灵活性和可扩展性，能够根据不同使用需要，兼容不断更新设备及技术功能，方便扩展。同时具备支持多种通信媒体、多种物理接口的能力，提供技术升级、设备更新的灵活性。
互连性
具备与多种影音、控制、会议系统及计算机系统互连互通的特性，确保系统作用可以充分发挥。
经济性
完成后的系统应以较少的人员投入来维持运转，提供系统的高效能与高效益。
可管理性
采用智能化可管理的设备、先进的中央控制系统管理软件，实现先进的分布式管理。能够实现监控、检测整个系统的运行情况，可以迅速确定系统故障，提高系统的运行性能、可靠性，简化系统的维修工作，为系统的使用和管理提供必要的保障。
总体设计要求
DARW达珥闻无纸化系统要有超前意识、先进的设计思想，技术上要采用国际、国内先进的技术手段，确保系统达到国内先进水平。要求提供的技术设计方案和选用的产品具有以下特性：实用性、标准性、开放性、先进性、高可扩展性、安全性、经济性、系统集成性和可管理性。
系统设计和设备选型除满足现有需求外，设备配置应满足日后系统扩展的需要。
系统除满足功能要求外，还应遵循有关国际、国家方面的规范、标准的规定。
系统拓朴图
设备介绍
1、无纸化服务器
4U机架式安装
工业级别服务器，提供稳定构造低功率环保节能，防尘、防震、防干扰
支持串口控制，具有USB，VGA、AUDIO、网口等各类会议接口
支持无人值守工作模式，可通过客户端或Web端登陆访问
网络构架，布线简单，方便调试维护；
2、高清屏
高清液晶屏，搭配无纸化会议终端，可显示会议需要图案，会议嘉宾名称，完美实现交互式无纸化强大的会议功能。
该产品运用智能控制技术，以智能终端为应用理念，采用独创的导轨设计，一键操作即自动化完成启动、液晶屏上升、仰角等动作，桌面美观，大气，节省空间为目的，使用起来非常方便，具有防盗，防尘，美化桌面等功能。
特点：
1.屏机联体，超薄一体式设计，外形精致美观。屏幕比例16：9，分辨率1920*1080，可选配触摸功能。
2.传动结构为导轨式齿轮齿条，结构运行稳定噪音小；
3.内部采用合理的坦克链走线结构，机器在运行前后翻转不会出现折线卡线；
4.面板按键:采用军工业级设计，金属按键，外观精细质感优越,使用寿命长；
5.所有线路均采用双重绝缘和安全接地防漏电保护装置，使用安全
6.内面板统一标配金属电脑主机开关按钮以及USB数据接口,同时支持按键，摇控，中控控制；丰富产品功能;
7.信号切换功能：信号源输入标配为1路HDMI接口、1路VGA接口,可通过面板按键切换信号，支持RS485协议串口统一切换信号
8.材质：产品全身为高档铝合金（包括翻转屏箱体），工艺：采用氧化拉丝或氧化喷砂，颜色：黑色/银色
9.桌面面板带USB接口，通过连接U盘可浏览文件或上传文件。
3、无纸化终端
服务器支持控制单个或所有会议终端开机、关机、升降器上升、升降器下降、升降器停止。
会前：
1. 会议管理：创建会议并设置会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等会议信息。可根据会议情况设置主持人、秘书。支持同时预约多个会议。
2. 欢迎界面设置：设置终端欢迎界面样式与内容。
3. 模拟排位：对与会成员进行模拟排位。
4. 会议预设：可上传会议资料、创建投票信息等，支持查看权限控制。
会中：
1.会议签到：主持人或秘书发起签到，支持一键统一签到。
2.座位信息：可以查看与会成员与会议室座位的对应情况。
3.会议议程：显示本次会议的议程。
4.会议资料：支持导入各种格式的会议资料，文件不转换，支持查看权限控制，参会人只可看到有权限的文件。
5.临时文件：通过U盘，进行阅览文件或上传共享其他参会人员，文件同时可保存在服务器和本地。
6.网站浏览：可输入网站地址浏览网页。
7.会议投票：主持位可管理投票，各终端可参与投票并查看实时结果。
8.会议交流：支持与会人员选择一位或多位与会人员进行交流。
9.电子白板：支持个人使用与多人共享使用。
10.会议批注：可对任意页面进行手写批注，并将批注保存上传至服务器。
11.会议纪要：会议过程中，主持和秘书可以随时进行会议笔记记录（图片格式），并保存上传至服务器，所有客户端可查阅。
12.流媒体：可以播放流媒体视频。
13.会议服务：终端可提交会议服务申请，服务台显示申请列表。
14.屏幕分享：将本机屏幕分享给其他与会人员以及大屏同步显示，客户端可退出同屏，异步浏览本地文件。主持/秘书位可强制所有客户端同步观看某终端的屏幕。
15.外部信号：支持1路外部信号接入。
16.界面控制：主持/秘书端可强制所有客户端切换至欢迎界面、主界面。
会后：
1.会议信息查看：服务器端可查看历史会议信息。
2.会议信息导出：可以将会议信息及文件导出并保存至本地硬盘。
3.会议删除：会议结束后，将删除客户端会议资料。删除会议时，会清空服务器上本次会议相关资料。
定制化内容：
根据招投标流程定制，服务器发布一份投标文件，小屏上进行查看、批注、保存批注，重点批注可共享给其他人观看、或者发布到显示设备上共同观看。
4、升降触摸屏
液晶屏升降隐藏系统，采用光电传感技术，齿轮齿条传动双杠升降，高清HDMI信号传输，外形轻灵美观,升降自如,自动开合装饰板,8度可调仰角,使用方便安全。
功能特点：
表面铝合金拉丝面板采用高级工艺制作，美观、精致
窄边设计，单屏厚度为50px，外形尺寸：575（长）×202（宽）×635高）
指令控制液晶触摸屏的升降，自动开、关门多种控制方式：RS485总线、手控
液晶屏采用高清、超薄的电容触摸屏硬质触点开关，提高按钮寿命下降时，液晶屏自动断电 结构牢固，使用持久
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